“BAS Документообіг КОРП” – інноваційне рішення ECM-класу (Enterprise Content Management) з широким набором можливостей для управління бізнес-процесами і спільною роботою співробітників.
Функціональні можливості прикладного рішення
“BAS Документообіг КОРП” в комплексі вирішує широкий спектр завдань автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавської дисципліни. Програма підтримує багато користувачів працюють в локальній мережі або через Інтернет. “BAS Документообіг КОРП” відповідає всім законодавчим і нормативним вимогам, що регламентують порядок роботи з документами.
Відповідність українському законодавству
“BAS Документообіг КОРП” дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу відповідно до основних постанов і законів, які регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні:
- Закон України від 22.05.2003 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”
- Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційніх системах”
- Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР “Про звернення громадян”
- Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах віконавчої влади, ради міністрів Автономної Республики Крим, місцевіх органах віконавчої влади”
- Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 “Про затвердження Типового порядку Здійснення електронного документообігу в органах віконавчої влади”
Робота з документами
“BAS Документообіг КОРП” дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою, набір реквізитів якої відповідає “Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997”, постанові Кабінету Міністрів України “Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах”.
Зберігання та права доступу
У конфігурації програми “BAS Документообіг КОРП” внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.
Структура папок може формуватися відповідно до організаційної структури підприємства або за типами документів.
Кожній папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення.
Додатково до цього всі дані конфігурації “BAS Документообіг КОРП” обмежуються правами доступу в залежності від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів і груп фізичних осіб, організацій та питань діяльності.
Безпосередньо файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і в томах на диску.
Автоматичне завантаження файлів з каталогу
Програма вміє автоматично завантажувати файли за вказаним каталогом в локальній мережі. Як тільки в цьому каталозі з’являється файл або папка з файлами, вони відразу переносяться в папку Документообігу зі збереженням оригінальних імен та структури підпапок. Завантажені файли автоматично розпізнаються, індексуються і можуть бути негайно залучені в документообіг вашого підприємства. Це зручно використовувати для інтеграції, наприклад, з мережевими потоковими сканерами, факс-машинами і іншими додатками.
Реєстрація вхідних і вихідних документів
“BAS Документообіг КОРП” дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам.
Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типовими інструкціями і традиціями вітчизняного діловодства.
Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:
- облік документів, що надійшли, друк штрих-кодів і реєстраційних штампів;
- автоматизація процедури розгляду документів і подальшої постановки на контроль;
- оповіщення виконавців;
- підтримка регламентованих термінів виконання документів;
- формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення;
- подальше формування звітів по надходження і виконання документів, за простроченими документами.
Облік звернень громадян
У програмі передбачена реєстрація та обробка звернень громадян відповідно до Закону України №393 / 96-ВР від 02.10.1996 “Про звернення громадян”.
Передбачено облік дублікатів і повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян в сторонні організації і від них.
Для роботи зі зверненнями громадян використовується спеціальне робоче місце, в якому фахівець відразу бачить всі, що надійшли звернення громадян, історію листування і іншу супровідну інформацію по ним. Для аналізу і контролю виконання звернень громадян використовуються звіти “Виконання звернень громадян”, “Структура звернень за період”, “Динаміка кількості звернень”, “Список звернень громадян”.
Облік договорів
В “BAS Документообіг КОРП” автоматизований повний життєвий цикл договірних документів:
- підготовка проекту договору;
- узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє;
- облік всіх пов’язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди;
- облік і контроль термінів дії договорів;
- автоматичне продовження строків дії за правилами, зазначеними в договорі;
- багатовалютний облік сум договорів;
- облік і контроль виконання фінансових зобов’язань за договором;
- контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура;
- контроль повернення переданих примірників документів за договором;
- розірвання договору.
Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як “Список укладених договорів”, “Договори, з терміном дії, що закінчуються”, “Супровідні документи за договором”, “Динаміка кількості укладених договорів”, “Динаміка сум укладених договорів”, “розірвати договір”.
Сканування
В “BAS Документообіг КОРП” передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування здійснюється в формати jpg, pdf і tif, в тому числі і багатосторінковий.
Підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрихкодів документів і формування багатосторінкових tif або pdf файлів.
Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень і повнотекстовий пошук по розпізнаних документів.
Електронна пошта
Вбудована в “BAS Документообіг КОРП” внутрішня пошта дозволяє:
Відправляти по електронній пошті безпосередньо з програми будь-які документи або файли.
Завантажувати вхідні або внутрішні документи по електронній пошті.
При використанні ЕЦП, відправляти і приймати підписані і зашифровані файли.
Шукати листи за реквізитами і за допомогою швидкого пошуку, шукати в числі іншого, і по текстовому змісту листів.
Крім того, програма автоматично відстежує пошту і виводить повідомлення, що спливає в правому нижньому кутку, під час вступу нових листів. Якщо за листом було листування, то програма повідомляє про це, виводячи гіперпосилання в області читання та картці листи.
Виконання завдань по пошті
Завдання можна виконувати поштою, просто відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, автоматично розсилаються програмою.
Перегляд, редагування та контроль версій
Для перегляду і редагування документів “BAS Документообіг КОРП” використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп’ютерах користувачів.
Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на “робочому столі”; користувач бачить список редагованих документів і список невиконаних завдань, передбачена настройка “Робочого столу” з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи конкретного розділу.
“BAS Документообіг КОРП” забезпечує доступ співробітників до файлів, як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.
При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу з зазначенням автора, дати і часу створення.
Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.
Шаблони документів і файлів
В “BAS Документообіг КОРП” користувачі можуть налаштовувати і використовувати автоматично заповнені шаблони файлів і документів. При створенні нового файлу з шаблону поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента.
При створенні нового документа з шаблона його реквізити відразу заповнюються за шаблоном, і до документа автоматично приєднуються всі зазначені в шаблоні файли, які, в свою чергу, теж автоматично заповнюються на підставі реквізитів документа.
Штрихкодування документів
В “BAS Документообіг КОРП” всім документам автоматично присвоюється штрихкод, який можна:
- роздрукувати на окремому аркуші;
- роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа;
- роздрукувати на наклейці;
- вставити в електронний документ як зображення.
Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.
Друк реєстраційних штампів документів
В “BAS Документообіг КОРП” користувачі можуть виводити на друк реєстраційний штамп документа, який містить назву організації, реєстраційний номер і дату реєстрації, штрихкод. Реєстраційний штамп може бути видрукуваний на окремому аркуші, так і поверх титульного аркуша паперового документа.
Зв’язки між документами
В “BAS Документообіг КОРП” передбачені стандартні зв’язки між документами, які автоматично встановлюються, наприклад, при реєстрації відповідних документів. Програма дозволяє налаштувати додаткові зв’язки між документами і вказати правила використання цих зв’язків для видів документів. Підтримуються поодинокі, множинні, односторонні і двосторонні зв’язки.
Кілька резолюцій в документах
У картці документа “BAS Документообіг КОРП” можна вказати кілька резолюцій. Резолюції автоматично формуються бізнес-процесом “Розгляд” або можуть бути введені вручну. При цьому в якості авторів резолюцій можуть виступати не тільки співробітники вашого підприємства або установи, а й посадові особи сторонніх організацій.
Переадресація вхідних документів
У програмі “BAS Документообіг КОРП” можна враховувати переадресацію вхідних документів в сторонні організації, а також отримання переадресованих вхідних документів від сторонніх організацій. При цьому програма дозволяє контролювати терміни виконання переадресованих документів.
Контроль переданих документів
Передбачено облік передачі документів посадовим особам кореспондентів і контроль термінів повернення переданих документів.
Бізнес-процеси і робота користувачів
У програмі “BAS Документообіг КОРП” колективна робота з документами реалізована за допомогою наступних бізнес-процесів:
- Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа. При цьому безпосередньо в процесі розгляду посадова особа може винести текстову резолюцію або відправити документ на виконання або ознайомлення.
- Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролеру для дотримання виконавської дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.
- Узгодження: прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження або відправки на повторне погодження. В “BAS Документообіг КОРП” підтримуються такі варіанти узгодження, як:
- паралельне;
- послідовне;
- змішане (паралельне і послідовне), в тому числі і з урахуванням умов маршрутизації.
- Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження.
- Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації і відправки кореспонденту.
- Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.
- Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання.
- Обробка вхідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл обробки вхідного документа – розгляд, виконання, списання в справу.
- Обробка вихідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл створення вихідного документа – погодження, затвердження, реєстрація.
Передбачена можливість призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, а й ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на утвердження ролі “Директор”, і програма автоматично доставить відповідне завдання тому, хто в даний момент виконує цю роль, – самому директору або його заступнику.
Для забезпечення жорсткої маршрутизації передбачена можливість настройки шаблонів маршрутів бізнес-процесів по кожному виду документів з урахуванням умовної маршрутизації. Так, наприклад, для узгодження договорів, сума яких перевищує 20 тисяч гривень, буде використаний один шаблон, а для узгодження всіх інших договорів – інший. Умови маршрутизації можуть налаштовуватися в режимі конструктора або на вбудованій мові.
Терміни виконання бізнес-процесів контролюються з урахуванням графіків робіт співробітників і можуть обчислюватися не тільки в днях, а й в годинах і навіть хвилинах.
Реалізований автоматичний запуск бізнес-процесів за розкладом.
Підтримується ієрархія підпорядкованості бізнес-процесів і їх завдань. При створенні бізнес-процесу можна вказати, що він є підлеглим по відношенню до задачі іншого бізнес-процесу. Таким чином, вибудовується ієрархія бізнес-процесів і завдань, яку можуть бачити всі учасники цих бізнес-процесів з урахуванням прав доступу.
Є можливість тимчасової зупинки бізнес-процесів, яка поширюється на всі підлеглі бізнес-процеси і їх завдання.
Інтеграція бізнес-процесів з іншими інформаційними базами
Основне призначення цього механізму інтеграції – автоматизувати такі процеси обробки даних, що перетинають кордони різних інформаційних баз; зробити перетин цих кордонів непомітним для користувачів. Приклад бізнес-процесу, що перетинає кордони конфігурацій: процес обробки замовлення покупця починається в інформаційній базі “Управління торгівлею” редакція 3, триває в “BAS Документообіг КОРП” і закінчується знову в “Управління торгівлею”.
Зручність роботи на кожен день
Вікно “Поточні справи” на робочому столі відкривається при старті програми. Воно показує підсумкову інформацію за завданнями користувача і підлеглих (для керівників), подій календаря, повідомлень пошти та форуму по заходах, по роботі з документами, з обліком часу.
Вікно “Мої завдання” показує списки завдань поточного користувача на закладках “Завдання мені” і “Завдання від мене”. На закладці “Завдання мені” відображаються завдання, призначені активному користувачеві безпосередньо, через ролі або делегуванням. Закладка “Завдання від мене” показує завдання, автором яких є поточний користувач.
Завдання можна позначати прапорцями різних кольорів. Це зручно при роботі з великим числом завдань.
Пошук
Електронний документ являє собою структурований набір даних, що містить реквізити і змістовну частину. Реквізити документа і інформація його змістовної частини можуть бути використані в процесі пошуку конкретного документа.
В “BAS Документообіг КОРП” реалізований повнотекстовий пошук будь-яких даних (документів, файлів) не тільки по всім полям карток, але і по змісту версій файлів популярних форматів з урахуванням морфології російської, української та англійської мов.
Облік робочого часу та контроль виконання
Дані обліку робочого часу і можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень і дозволяють оптимізувати роботу співробітників.
У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка включає в себе дані про час, проект, зміст роботи. На підставі цих відомостей можна побудувати різні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.
Програма дозволяє вести загальний і персональний календарі і підбирати час для заходів з урахуванням зайнятості учасників. Календар можна створити на підставі будь-якого іншого предмета програми, наприклад, завдання, документа, листів, заходів.
Організація розподіленої інформаційної бази
В “BAS Документообіг КОРП” передбачена робота в режимі розподіленої інформаційної бази, в тому числі і для варіанту зберігання файлів не в інформаційній базі, а на диску.
Обмін даними з іншими типовими конфігураціями
В “BAS Документообіг КОРП” передбачені вбудовані в систему плани обміну з типовими конфігураціями.
Додатково в комплект поставки релізів програми включені правила обміну з іншими прикладними рішеннями. Ці правила обміну готові для використання і настройки обміну за допомогою обробки “Універсальний обмін даними в форматі XML”.
Веб-сервіси роботи з файлами
“BAS Документообіг КОРП” може виступати як зовнішня по відношенню до інших систем бібліотека файлів. Взаємодія між “BAS Документообіг КОРП” і іншим додатком здійснюється за допомогою веб-сервісів.
Застосування програми як бібліотеки файлів дозволяє:
- додавати файли у цьому до об’єктів вашої інформаційної бази;
- розвантажити вашу інформаційну базу за рахунок перенесення збережених файлів в “BAS Документообіг КОРП”;
- забезпечити безпечне, надійне і централізоване зберігання неструктурованої інформації вашого підприємства;
- інтегрувати файли, пов’язані з вашою інформаційною базою, до загального документообігу підприємства;
- організувати єдине сховище файлів для різних інформаційних баз і додатків.